Service Level dalam Pelayanan aplikasi e-Procurement

Perpres 54/2010 pada Pasal 111 ayat 5 dinyatakan "LPSE wajib menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional serta menandatangani kesepakatan tingkat pelayanan (Service Level Agreement) dengan LKPP".

Lalu seperi apa service level agreementnya apakah yang dimaksud pada perpres ini adalah layanan LPSE ke Para Pengguna aplikasi (ULP & Penyedia b/j) atau Layanan LKPP ke LPSE ? saat ini kita masih menunggu informasi lebih lanjut tentang SLA ini.

Terlepas dari hal itu semua, secara umum Service Level (tingkat layanan) terdapat kesamaan. Khusus di instansi pemerintah dasar hukumnya adalah Kepmenpan No. 81 tahun 1993 tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum.

Dalam Keputusan Menteri tersebut dinyatakan tentang sendi-sendi pelayanan umum, antara lain :

1. KESEDERHANAAN

2. KEJELASAN/KEPASTIAN

3. KEAMANAN

4. KETERBUKAAN

5. EFISIEN

6. EKONOMIS

7. KEADILAN

8. KETEPATAN WAKTU

Berdasarkan 8 butir tersebut di atas, SLA tersebut dapat mencakup semua aspek tersebut. sehingga dalam pelaksanaannya dapat dilakukan secara efektif & efisien dan dapat terukur.

Dalam proses e-procurement, sebagaimana telah diketahui memiliki unit kerja bertugas untuk melayani para pengguna aplikasinya. Layanannya berupa Bantuan teknis penggunaan aplikasi, permintaan user ID & password, serta layanan lainnya yang terkait dengan proses e-procurement.

Salah satu contohnya antara lain proses verifikasi. Dalam proses verifikasi perlu informasi yang jelas, seperti dokumen apa saja yang akan diverifikasi, apa saja yang akan diverifikasi, bagaimana verifikasi dilakukan serta lamanya proses verifikasi.

Tidak berbeda dengan layanan publik lainnya layanan pengadaan secara elektronik di harapkan nanti SLA yang akan diterbitkan mengacu pada sendi-sendi layanan tersebut didukung oleh prosedur-prosedur yang efektif dan efiesien , sehingga dalam memberikan layanan dapat terukur kinerjanya sehingga dapat memberikan layanan prima.

Dengan e-Procurement %tase penghematan semakin kecil ?

Mengutip wawancara detik.com dengan Ka. LKPP dinyatakan bahwa "Dengan diterapkannya proses tender melalui e-procurement sekitar 17% anggaran belanja bisa dihemat." (artikel : LKPP: Modus Tender ala Nazaruddin Ada Sejak Orde Baru).

Namun apabila memperhatikan hubungannya dengan diterapkannya Perpres No. 54/2010, penerapan e-procurement dimasa yang akan datang rasanya tidak dapat diidentikan dengan penghematan, mengapa ?

1. 1. Pasal 16 tentang Penetapan HPS dinyatakan Penyusunan HPS didasarkan pada data harga pasar setempat, yang diperoleh berdasarkan hasil survei menjelang dilaksanakannya Pengadaan,….

2. 2. Pada Pasal 107 tentang tujuan pengadaan secara elektronik ayat b dinyatakan “meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;”…

Apabila dalam penyusunan HPS telah benar-benar sesuai dengan harga pasar setempat yang dapat dipertanggung jawabkan, lalu dengan pelaksanaan e-procurement yang telah menjadikan suatu pasar cyber penyedia barang/jasa yang berskala nasional bahkan internasional, justru penghematan semakin kecil persentasenya hal tersebut dikarenakan karena kompetisi harga yang semakin ketat dan sehat dengan penawaran yang berkualitas baik teknis, administrasi serta harga yang dapat dipertanggungjawabkan.

Selanjutnya yang perlu ditekankan adalah pelaksanaan hasil pengadaan berupa kontrak pekerjaan agar hasilnya dapat sesuai dengan spesifikasi teknis dan lingkup pekerjaan. dengan mengembangkan sistem monitoring pelaksanaan pengadaan barang/jasa sehingga mampu memonitor setiap tahapan pelaksanaan kontrak, agar dalam hasil pelaksanaannya dapat dipertanggung jawabkan sesuai perencanaan spesifikasi teknis maupun ruang lingkup pengadaan.

cerita e-Procurement dulu dan sekarang

Seperti pesan Bung Karno pada setiap pidatonya "Jangan sekali kali melupakan sejarah" atau lebih dikenal dengan "JAS MERAH", yuk kita flashback sejenak tentang sejarah lahirnya e-procurementnya di Indonesia.

di awali dengan e-Announcement yang merupakan awal menuju e-Procurement Indonesia secara bertahap sampai lahirnya LKPP sebagai lembaga yang bertanggung jawab terhadap kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah. Artikel-artikel ini menurut saya bisa mewakili kisah besar

saya mendapatkan beberapa artikel yang menarik tentang awal penerapan eprocurement di indonesia di antaranya dapat di dilihat

- http://www.kppu.go.id/docs/Artikel/Seminar%20PBJ.pdf

- http://www.bappenas.go.id/node/152/1293/kpk-dukung-peluncuran-e-announcement-bappenas-dan-depkominfo/

- www.bappenas.go.id/get-file-server/node/3373/

-

Perkembangan e-Procurement

- http://acch.kpk.go.id/documents/10155/0/memahami+untuk+melayani+eAnnouncement+eProcurement

- empat daerah terapkan sistem pengadaan secara elektronik http://www.tempointeraktif.com/hg/ekbis/2007/09/29/brk,20070929-108644,id.html

- e-Procurement yang sepi peminat http://www.tempointeraktif.com/hg/ekbis/2008/02/12/brk,20080212-117298,id.html

Pembentukan LKPP

- http://portal.pengadaannasional-bappenas.go.id/index.php/artikel-pengadaan/80-lkpp?tmpl=component&print=1&page=

Penerapan eprocurement saat ini

- http://www.lkpp.go.id/v2/highlight-detail.php?id=8603372958

Integrasi data e-Procurement dengan Sistem Ditjen Pajak

- http://www.postel.go.id/update/id/baca_info.asp?id_info=1588

- http://www.ortax.org/ortax/?mod=berita&page=show&id=10574&q=&hlm=36

- http://www.waspada.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=158638:2011-penerimaan-pajak-naik-121&catid=18:bisnis&Itemid=95

semoga artikel ini dapat menjadi referensi guna perkembangan e-Procurement di Indonesia di masa mendatang.

e-Procurement atau Integritas ?

Dalam beberapa kesempatan sering saya mendengar, "kalau memakai e-proc pasti bisa tidur nyenyak"..

Semoga memang demikian adanya. Akan tetapi sistem hanyalah alat bantu manusia dalam menjalankan tugasnya, yang harus terus menerus di bina adalah integritas para pelaku atau pengguna sistem e-procurement itu sendiri bahkan pengelola sistem e-procurement. e-Procurement tidak dapat mendeteksi adanya kecurangan, e-Procurement tidak dapat mendeteksi adanya pengaturan tender, walaupun pelaksanaan faceless (tanpa tatap muka) namun sistem tidak dapat mendeteksi pertemuan-pertemuan yang dilakukan diluar sistem guna mengatur suatu tender.

Dapat di rasakan secara tidak langsung kehadiran sistem e-procurement telah mengubah mind set para pelaku pengadaan dalam pelaksanaan pengadaan menjadi lebih hati-hati, akan tetapi sebagaimana telah disebutkan di atas justru pembinaan dari integritas menjadi sangat mutlak, para oknum akan berusaha mencari kelemahan sistem dan membuat modus baru penyimpangan pelaksanaan pengadaan dengan sistem eprocurement.

Apabila integritas sudah bagus apakah e-procurement masih diperlukan ?

kualifikasi administrasi penyedia barang/jasa pada proses pengadaan -rev

Selaku orang awam dari lingkungan sipil coba kita analisa dari sudut pandang awam..

Perpres 54/2010 adanya prinsip pengadaan yaitu : efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, akuntabel.

Pada penjelasan Perpres 54/201 tersebut dinyatakan :

"Untuk melaksanakan prinsip Good Governance and Clean Government, maka Pemerintah harus melaksanakan prinsip-prinsip akuntabilitas dan pengelolaan sumber daya secara efisien, serta mewujudkannya dengan tindakan dan peraturan yang baik dan tidak berpihak (independen), serta menjamin terjadinya interaksi ekonomi dan sosial antara para pihak terkait (stakeholders) secara adil, transparan, profesional, dan akuntabel".

"Pengaturan mengenai tata cara Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam Peraturan Presiden ini diharapkan dapat meningkatkan iklim investasi yang kondusif, efisiensi belanja negara, dan percepatan pelaksanaan APBN/ APBD".

Kalau tidak salah menterjemahkan tujuan dari Perpres No.54/2010 ini pengadaan barang/jasa ini harus lah efektif dan efisien dimana hasil dari pengadaan harus lah menguntungkan negara dari sisi keuangan dengan kualitas sesuai yang dipersyaratkan.

Kalau memang ini tujuannya mengapa apa ada yang salah dari proses pengadaan dari peraturan-peraturan sebelumya padahal kalau bertujuan sama yaitu efektif dan efisien dari sisi keuangan dengan kualitas sesuai dengan persyaratan, sehingga aturan tentang proses pengadaan di revisi .

Bila demikian mengapa dalam mendapatkan pemenang pengadaan ada proses kualifikasi administrasi penyedia barang/jasa ? apakah artinya banyak pengusaha yang tidak memiliki administrasi yang benar, sehingga masih harus di evaluasi kembali.

Lalu bagaimana hubungannya dengan dokumen perusahaan seperti, Ijin Usaha, Kewajiban perpajakan, laporan keuangan yang diaudit, serta dokumen lainnya terkait dengan kelengkapan administrasi perusahaan. Bukankah tiap dokumen perusahaan saling berkaitan dan berada dalam satu rangkaian yang di dalamnya terdapat kewajiban pengusaha untuk melaporkan keberadaan dan kemampuan perusahaannya.

Jadi kalau keberadaan dan kemampuan serta kelengkapan dokumen administrasi sudah terdokumentasi dengan baik, seharusnya proses pengadaan menjadi lebih cepat tanpa perlu melakukan evaluasi kualifikasi administrasi perusahaan tinggal mencari perusahaan yang dapat memberikan penawaran yang dinilai efisien. Kalau begitu yang seharusnya perlu dirubah bukannya sistem atau tata cara pengadaan akan tetapi sistem untuk mengawasi keberadaan dan kemampuan perusahaan tersebut.

Kalau tugas penilaian kemampuan perusahaan (kualifikasi) dilakukan dalam proses pengadaan lalu apa fungsi dari instansi/lembaga yang menerbitkan dokumen perusahaan ? apakah hanya sekedar menerbitkan saja tanpa peduli keberadaan perusahaan tersebut ? rasanya tidak adil yah ...

Justru seharusnya proses pengadaan ini murni pengadaan saja tanpa perlu lagi melakukan evaluasi dokumen administrasi perusahaan..dengan demikian proses pengadaan jadi lebih efektif dan efisien...ataukah diciptakan sistem atau mekanisme yang memungkinkan informasi kelengkapan dan keabsahan dokumen administrasi perusahaan dapat diakses.

Mungkin pernyataan ini akan di sangkal oleh para penyusun peraturan tentang pengadaan dengan berbagai pertimbangan, tapi seperti yang di atas tadi rasanya tidak adil kalau para instansi penerbit dokumen administrasi perusahaan tidak memiliki tanggung jawab apapun terhadap dokumen yang diterbitkannya bahkan kepada perusahaannya dengan tidak mengawasi keberadaan dan kemampuan perusahaan tersebut.

reach to the sky...

merupakan salah satu kalimat dari Woody si koboi cerdik tokoh utama film Toy Story.

Kalimat itu menginspirasi ketika berada dalam pesawat terbang. Serasa menggapai langit menikmati keindahan dan keagungan ciptaan Allah SWT. Beraneka ragam bentuk awan dan sinar matahari yang merupakan master piece ciptaan Allah yang tiada banding.

Beberapa kesempatan sempat

di dokumentasikan walau dengan kamera digital sederhana.

Think before click...

Kalimat tersebut merupakan suatu ajakan untuk berfikir sebelum berselanjar di dunia maya, demikian pula halnya dengan pelaksanaan e-Procurement.

Dalam beberapa kesempatan pelatihan teman-teman panitia pengadaan menyakan kepada saya apa yang harus dilakukan apabila ada kesalahan pada saat input detail paket pengadaan pada aplikasi e-Procurement.

Kalimat itulah yang sering saya gunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Dengan menggunakan analogi mengirim sms atau email, "kalau salah nomor pada saat mengirim sms atau e-mail apakah bisa minta dibalikin lagi sms atau e-mail tersebut ?" biasanya peserta pelatihan senyum-senyum, mungkin karena diantaranya pernah salah kirim nomor hp / alamat email pada saat mengirim sms atau email. Ketika saat itu terkirim saat itulah pesan diterima dan langsung dapat dibaca.

Sama halnya dengan aplikasi e-procurement, saat paket pengadaan diumumkan saat itu juga seluruh pengguna internet dapat membaca data yang diumumkan ketika mengakses alamat aplikasi e-procurement tersebut.

Lalu apa dampaknya ? sama halnya dengan pengadaan secara manual, hal yang paling mungkin terjadi adalah adanya sanggahan dari peserta pengadaan

Jadi sebelum data paket pengadaan dipublikasikan pada aplikasi e-procurement, panitia pengadaan wajib untuk memastikan bahwa data yang telah diinput atau di upload merupakan data yang benar.

Sama halnya dengan penyedia barang/jasa. Kesalahan input data dapat merugikan perusahaan itu sendiri, karena bisa menggugurkan pada saat evaluasi penawaran atau yang terburuk adalah perusahaan dapat di kenakan black list karena memberikan informasi yang berbeda dengan dokumen perusahaan.

Lebih luas lagi "Think before click", juga untuk tidak sembarangan membuka link url yang tidak dikenal, membuka attachment file pada email yang tidak jelas pengirimnya.