Merasa sudah meng Upload Penawaran

Pernahkan mengalami "merasa" sudah upload file penawaran atau attached file diemail akan tetapi si penerima tidak menerima file yang diupload tersebut ?

Beberapa dari kita pasti pernah mengalami hal tersebut ketika kirim email, atau pada pelaksanaan e-procurement.

Beberapa hal yang menyebabkan ini terjadi antara lain :

1. Human error disebabkan kelalaian user yang tidak memastikan bahwa file telah selesai di upload.

2. File yang diupload terlalu besar sedangkan koneksi internet tidak memadai sehingga proses upload tidak berhasil tidak sempurna, sehingga melampaui batas waktu yang telah ditentukan.

3. Jalur internet menuju aplikasi sedang padat atau kapasitas bandwidth aplikasi tersebut tidak memadai, sehingga proses upload terganggu dan melewati batas waktu yang telah ditentukan.

Memang seharusnya dalam pelaksanaan e-procurement hal tersebut sudah tidak dapat ditoleransi lagi, maksudnya ketika dokumen yang harus di upload pada tahapan pemasukan penawaran tidak ada ketika penawaran dibuka secara otomatis penyedia barang/jasa tersebut gugur. Akan tetapi hal ini seringkali dijadikan materi komplain oleh penyedia barang/jasa dan sering pula sistem disalahkan. Disini peran log sistem sangat penting untuk melihat aktivitas user tersebut, selain itu perlu diperhatikan rekaman kondisi jaringan pada saat proses upload.

Dikaitkan UU No. 11 tahun 2008 tentang ITE dengan pelaksanaan eprocurement pasal yang berkaitan antara lain :

1.     Pasal 1

4.   Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya,  huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

18. Pengirim adalah subjek hukum yang mengirimkan Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik

19. Penerima adalah subjek hukum yang menerima Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dari Pengirim

2.     Pasal 5

(1) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

3.     Pasal 8

(1) Kecuali diperjanjikan lain, waktu pengiriman suatu Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik ditentukan pada saat Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik telah dikirim dengan alamat yang benar oleh Pengirim ke suatu Sistem Elektronik yang ditunjuk atau dipergunakan Penerima dan telah memasuki Sistem Elektronik yang berada di luar kendali Pengirim.

4.     Pasal 17

Para pihak yang melakukan Transaksi Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib beriktikad baik dalam melakukan interaksi dan/atau pertukaran Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik selama transaksi berlangsung.